Når du skriver pressemeddelelser, er der nogle guidelines, du bør følge for at højne sandsynligheden for, at medierne vil bringe netop din pressemeddelelse. Disse guidelines er beskrevet i punkterne nedenfor, men husk på, at selvom de er opfyldt, er der ikke garanti for, at pressemeddelelsen bliver bragt.

Guidelines til Indhold:

Nyhedsværdi/aktualitet?

Er din pressemeddelelses indhold aktuelt? Eller er det gammelt indhold på opskrift? Dine tanker skal her være på, at medierne ønsker at sælge nyheder, der skaber værdi for deres læsere. Så overvej nøje hvordan nyhedsværdien præsenteres i din pressemeddelelse.

Væsentlig for målgruppen?

Der findes et hav af medier i Danmark – Disse medier har ofte deres egen målgruppe, som du skal forsøge at ramme spot on. Læg en plan for hvilke medier du vil udsende din pressemeddelelse til og lav research på de forskellige mediers redaktioner (Sport, Teknik, Økonomi osv.).
Undgå at udsende din pressemeddelelse til medier, som ikke er relevante, da du risikerer at blive blacklistet af disse.

Spænding/konflikt?

Sørg for at din pressemeddelelse kan vække følelser og tanker hos målgruppen, og gør det tydeligt, at der er en konflikt. Konflikter er med til at skabe spænding og kan være med til, at målgruppen vælger side eller tager parti, fordi de nikker genkendende til konflikten.

Kan målgruppen identificere sig med budskabet?

Det samme går igen ved dette punkt, som omhandler, at målgruppen skal kunne identificere sig med budskabet og forstå dette. Omhandler pressemeddelelsen ting som berører bredt i befolkningen eller kun en lille del, er det vigtigt, at du sikrer dig, at læseren kan relatere til andre personer, familie eller venner.

Er det en sensation?

Sensation kan være et vigtigt parameter for at få bragt din pressemeddelelse – Sensationer skaber ofte overskrifter og sælger godt - så har dit budskab en snert af sensation, så tøv ikke med at fortælle om det.

Guideline til opstilling:

Længde på pressemeddelelsen?

Din pressemeddelelse må max. fylde en A4-side – Den skal være kort og præcis i sit udtryk og undlad at bruge fyldord og floskler som ikke giver mening, men blot er anvendt for længdens skyld. En A4-side fylder meget i eks en avis, og kombineres den med billeder, fakta bokse og evt. grafikker er der ingen grund til at bruge tid på unødvendig brødtekst.
Journalisten skal nok kontakte dig for uddybning, hvis der er noget, som skal præciseres.

Frem med budskabet!

Hold ikke dit budskab tilbage og sørg for, at din overskrift fanger målgruppen. Præsentér derfor formålet, nyheden og budskabet fra start og gerne med det samme i din pressemeddelelse. Vær sikker på at målgruppen finder den spændende, så de ønsker at læse videre. Supplér efterfølgende pressemeddelelsen fakta og måske en udtalelse fra en kunde eller samarbejdspartner – Gør dette på en troværdig måde.

Kontaktinformation skal med!

Slut af med oplysninger til en kontaktperson, som journalisten kan kontakte ved spørgsmål eller et evt. interview – Forbered dig på dette og hav tingene parat, hvis opkaldet kommer.

Billeder og grafik

Det er en fordel at vedhæfte grafikker, illustrationer og billeder ved udsendelsen af pressemeddelelsen. Husk at de skal være i høj opløsning og originale – Grafikeren på nyhedsmediet gør selv disse klar, hvis din pressemeddelelse skal bringes i mediet.

Det er vigtigt, at du beskriver tekst, tilhørende billeder og grafikker, samt angiver ophavsrettigheder og fotograf på billederne eks.

Har du mulighed for at uploade ekstra materiale på egen server, kan du lave en ”pakke”, som journalisten kan hente.

Husk korrekturen!

For at fremstå professionel og troværdig, er det ligeledes meget vigtigt at læse korrektur på din pressemeddelelse, før du udsender den til medierne. Få gerne andre til at læse pressemeddelelsen igennem og overvej nøje, hvilket sprog du har formuleret den i. Sproget må ikke være tungt eller gammeldags, men må heller ikke være for smart og ungdommeligt. Afstem dette med de medier du udsender til og vær opmærksom på, at dit sprog spiller en vigtig rolle overfor modtager, medier og målgruppen.